Ukrainian Educational Hub in Greece
(UA EduHub Greece)
Privacy Policy / Політика конфіденційності
Website: https://greece.eduhub.org.ua
Version 1.0 | Effective date: 30 March 2025 | Last reviewed: 1 July 2026
| EN: This bilingual Privacy Policy is prepared for publication on the website of Ukrainian Educational Hub in Greece (UA EduHub Greece). Each substantive clause is provided first in English and then in Ukrainian. UA: Ця двомовна Політика конфіденційності підготовлена для публікації на вебсайті Ukrainian Educational Hub in Greece (UA EduHub Greece). Кожен змістовний пункт спочатку подано англійською, а потім українською мовою. |
|---|
Table of Contents / Зміст
1. Introduction / Вступ
2. Who we are / Хто ми
3. Scope / Сфера застосування
4. Definitions / Визначення
5. Data protection principles / Принципи захисту даних
6. Categories of personal data / Категорії персональних даних
7. Purposes and legal bases / Цілі та правові підстави
8. Website visitors and cookies / Відвідувачі сайту та cookies
9. Registration forms / Реєстраційні форми
10. Children and minors / Діти та неповнолітні
11. Photos and videos / Фото та відео
12. Donations and payments / Пожертви та платежі
13. Newsletters / Розсилки
14. Volunteers, trainers and partners / Волонтери, тренери та партнери
15. Data sharing and processors / Передача даних та обробники
16. International transfers / Міжнародні передачі
17. Hosting / Хостинг
18. Security / Безпека
19. Retention / Зберігання
20. GDPR rights / Права GDPR
21. Complaints / Скарги
22. Data breaches / Порушення безпеки
23. Automated decision-making / Автоматизовані рішення
24. Third-party links / Сторонні посилання
25. Changes / Зміни
26. Contact / Контакти
Annexes / Додатки
1. Introduction / Вступ
EN: This Privacy Policy explains how Ukrainian Educational Hub in Greece (UA EduHub Greece) collects, uses, stores, shares and protects personal data when individuals visit our website, register for our activities, communicate with us, volunteer, donate, or otherwise interact with our educational, cultural, social and humanitarian programmes.
UA: Ця Політика конфіденційності пояснює, як Ukrainian Educational Hub in Greece (UA EduHub Greece) збирає, використовує, зберігає, передає та захищає персональні дані, коли особи відвідують наш вебсайт, реєструються на наші заходи, спілкуються з нами, волонтерять, здійснюють пожертви або іншим чином взаємодіють з нашими освітніми, культурними, соціальними та гуманітарними програмами.
EN: We process personal data in accordance with Regulation (EU) 2016/679 (the General Data Protection Regulation, GDPR), applicable Greek data protection law, including Law 4624/2019, and our internal data protection, child safeguarding, transparency, complaints and volunteer policies.
UA: Ми обробляємо персональні дані відповідно до Регламенту (ЄС) 2016/679 (Загальний регламент про захист даних, GDPR), чинного законодавства Греції у сфері захисту даних, включно із Законом 4624/2019, а також наших внутрішніх політик щодо захисту даних, захисту дітей, прозорості, розгляду скарг і волонтерства.
2. Who We Are / Хто ми
EN: Ukrainian Educational Hub in Greece (UA EduHub Greece) is a non-commercial educational and social initiative operating in Greece. For this Privacy Policy, UA EduHub Greece acts as the data controller for personal data processed through https://greece.eduhub.org.ua and related activities, unless another controller is specifically identified.
UA: Ukrainian Educational Hub in Greece (UA EduHub Greece) є некомерційною освітньою та соціальною ініціативою, що працює в Греції. Для цілей цієї Політики UA EduHub Greece виступає контролером персональних даних, які обробляються через https://greece.eduhub.org.ua та пов’язані активності, якщо окремо не зазначено іншого контролера.
| Item / Пункт | Details / Деталі |
|---|---|
| Controller / Контролер | Ukrainian Educational Hub in Greece (UA EduHub Greece) |
| Website / Вебсайт | https://greece.eduhub.org.ua |
| Activities / Діяльність | Educational, cultural, integration, digital literacy, community, humanitarian and volunteer programmes / Освітні, культурні, інтеграційні, цифрові, громадські, гуманітарні та волонтерські програми |
| Contact route / Канал зв’язку | Contact form and contact details published on the official website / Контактна форма та контактні дані, опубліковані на офіційному вебсайті |
| Supervisory authority / Наглядовий орган | Hellenic Data Protection Authority (HDPA) / Грецький орган із захисту даних |
3. Scope of this Policy / Сфера застосування
EN: This Policy applies to personal data processed in connection with the website, online or offline event registrations, educational and cultural programmes, newsletters, photographs and videos, volunteer and partner engagement, donations, grant reporting, requests, complaints and feedback.
UA: Ця Політика застосовується до персональних даних, що обробляються у зв’язку з вебсайтом, онлайн- або офлайн-реєстрацією на заходи, освітніми та культурними програмами, розсилками, фотографіями та відео, залученням волонтерів і партнерів, пожертвами, грантовою звітністю, запитами, скаргами та відгуками.
EN: This Policy does not replace specific consent forms, parental consent forms, photography notices, volunteer agreements, safeguarding procedures or donor agreements. Where a specific notice is provided for a particular activity, it should be read together with this Policy.
UA: Ця Політика не замінює окремі форми згоди, батьківські згоди, повідомлення про фото- та відеозйомку, волонтерські угоди, процедури захисту дітей або донорські угоди. Якщо для конкретної активності надається окреме повідомлення, його слід читати разом із цією Політикою.
4. Definitions / Визначення
| Term / Термін | Meaning / Значення |
|---|---|
| Personal data / Персональні дані | Any information relating to an identified or identifiable natural person / Будь-яка інформація, що стосується ідентифікованої або такої, яку можна ідентифікувати, фізичної особи |
| Processing / Обробка | Any operation performed on personal data, including collection, storage, use, disclosure, deletion or anonymisation / Будь-яка дія з персональними даними, включно зі збиранням, зберіганням, використанням, розкриттям, видаленням або анонімізацією |
| Controller / Контролер | The organisation that determines the purposes and means of processing / Організація, яка визначає цілі та засоби обробки |
| Processor / Обробник | A service provider that processes data on behalf of the controller / Постачальник послуг, який обробляє дані від імені контролера |
| Consent / Згода | A freely given, specific, informed and unambiguous indication of wishes / Добровільне, конкретне, поінформоване та недвозначне волевиявлення |
| Special categories / Спеціальні категорії | Sensitive data such as health data, biometric data, religious beliefs or similar protected categories / Чутливі дані, зокрема дані про здоров’я, біометричні дані, релігійні переконання або подібні захищені категорії |
| Child / Дитина | A person under 18 years of age for safeguarding and parental consent practices / Особа віком до 18 років для цілей захисту дітей та практик батьківської згоди |
5. Data Protection Principles / Принципи захисту даних
EN:
• Lawfulness, fairness and transparency: we explain why and how data are processed.
• Purpose limitation: data are used only for specified, explicit and legitimate purposes.
• Data minimisation: we collect only data necessary for the relevant activity.
• Accuracy: we take reasonable steps to keep data accurate and up to date.
• Storage limitation: data are retained only for as long as necessary.
• Integrity and confidentiality: we protect data against unauthorised access, loss or misuse.
• Accountability: we maintain procedures and records to demonstrate compliance.
UA:
• Законність, добросовісність і прозорість: ми пояснюємо, чому і як обробляються дані.
• Обмеження цілей: дані використовуються лише для визначених, чітких і законних цілей.
• Мінімізація даних: ми збираємо лише дані, необхідні для відповідної активності.
• Точність: ми вживаємо розумних заходів для підтримання даних точними та актуальними.
• Обмеження зберігання: дані зберігаються лише стільки, скільки необхідно.
• Цілісність і конфіденційність: ми захищаємо дані від несанкціонованого доступу, втрати або зловживання.
• Підзвітність: ми підтримуємо процедури та записи для підтвердження відповідності.
6. Categories of Personal Data We May Collect / Категорії персональних даних, які ми можемо збирати
| Category / Категорія | Examples / Приклади |
|---|---|
| Website visitors / Відвідувачі сайту | IP address, browser, device, pages visited, cookie preferences, approximate location derived from technical data / IP-адреса, браузер, пристрій, відвідані сторінки, налаштування cookies, приблизне місцезнаходження з технічних даних |
| Participants / Учасники | Name, surname, age group, email, telephone, language, programme selected, attendance records, accessibility needs when voluntarily provided / Ім’я, прізвище, вікова група, email, телефон, мова, обрана програма, відвідування, потреби доступності, якщо надано добровільно |
| Children and parents / Діти та батьки | Child’s name, age, programme, parent/guardian name and contact details, parental consent, emergency information where necessary / Ім’я дитини, вік, програма, ім’я та контакти батьків/опікунів, батьківська згода, екстрена інформація за потреби |
| Volunteers and trainers / Волонтери та тренери | Contact details, experience, language skills, availability, role, agreements, training records, safeguarding acknowledgements / Контакти, досвід, мовні навички, доступність, роль, угоди, записи про навчання, підтвердження правил захисту дітей |
| Donors / Донори | Name, contact details, donation amount, donation date, payment reference, receipt information, preferences for acknowledgement / Ім’я, контакти, сума пожертви, дата пожертви, платіжна інформація, дані для квитанції, побажання щодо подяки |
| Communications / Комунікації | Emails, messages, feedback, complaints, requests and related correspondence / Електронні листи, повідомлення, відгуки, скарги, запити та пов’язане листування |
| Media / Медіаматеріали | Photos, videos, audio recordings, testimonials and quotes, subject to applicable consent and notices / Фото, відео, аудіозаписи, історії та цитати за умови відповідних згод і повідомлень |
| Special categories / Спеціальні категорії | Only where necessary and lawful, e.g. accessibility or health-related information voluntarily provided for safe participation / Лише коли це необхідно та законно, наприклад інформація про доступність або здоров’я, добровільно надана для безпечної участі |
7. Purposes and Legal Bases for Processing / Цілі та правові підстави обробки
EN: We process personal data only where we have a valid legal basis under GDPR. Depending on the context, the legal basis may be consent, performance of an agreement, compliance with legal obligations, legitimate interests, vital interests, or explicit consent for special categories of data.
UA: Ми обробляємо персональні дані лише тоді, коли маємо чинну правову підставу відповідно до GDPR. Залежно від контексту такою підставою може бути згода, виконання угоди, виконання юридичного обов’язку, законний інтерес, життєво важливі інтереси або явна згода для спеціальних категорій даних.
| Purpose / Ціль | Description / Опис | Legal basis / Правова підстава |
|---|---|---|
| Programme registration / Реєстрація на програми | To register participants, confirm attendance, manage waiting lists / Для реєстрації учасників, підтвердження участі, ведення списків очікування | Consent; legitimate interests; performance of an agreement / Згода; законний інтерес; виконання угоди |
| Communication / Комунікація | To send confirmations, reminders, updates and respond to inquiries / Для надсилання підтверджень, нагадувань, оновлень і відповідей на запити | Consent; legitimate interests / Згода; законний інтерес |
| Child safeguarding / Захист дітей | To ensure safe participation and obtain parental permissions / Для безпечної участі та отримання батьківських дозволів | Legal obligation; legitimate interests; consent / Юридичний обов’язок; законний інтерес; згода |
| Photos and videos / Фото та відео | To document activities, inform the community and report to donors / Для документування діяльності, інформування громади та звітності донорам | Consent where required; legitimate interests for non-intrusive group documentation / Згода, коли потрібна; законний інтерес для ненав’язливої групової документації |
| Donations / Пожертви | To process donations, issue acknowledgements and maintain records / Для обробки пожертв, подяк і ведення записів | Legal obligation; legitimate interests; performance of a donation arrangement / Юридичний обов’язок; законний інтерес; виконання домовленості про пожертву |
| Reporting / Звітність | To prepare aggregated or necessary reports for donors and partners / Для підготовки агрегованих або необхідних звітів для донорів і партнерів | Legitimate interests; legal/contractual obligations / Законний інтерес; юридичні/договірні обов’язки |
| Website security / Безпека сайту | To prevent fraud, spam, abuse and cyber incidents / Для запобігання шахрайству, спаму, зловживанням і кіберінцидентам | Legitimate interests; legal obligation / Законний інтерес; юридичний обов’язок |
| Newsletter / Розсилка | To send newsletters and updates where a person subscribes / Для надсилання розсилок та оновлень, якщо особа підписалася | Consent / Згода |
8. Website Visitors, Cookies and Analytics / Відвідувачі сайту, cookies та аналітика
EN: When you visit our website, certain technical information may be processed automatically to make the website function, maintain security, remember cookie choices and understand general website performance. We do not use website analytics to identify individual visitors unless they voluntarily submit information through a form.
UA: Коли ви відвідуєте наш вебсайт, певна технічна інформація може оброблятися автоматично для роботи сайту, підтримання безпеки, запам’ятовування налаштувань cookies та розуміння загальної ефективності сайту. Ми не використовуємо вебаналітику для ідентифікації окремих відвідувачів, якщо вони добровільно не подають інформацію через форму.
EN: A separate Cookie Policy may provide a detailed cookie register, including cookie names, providers, duration and purpose. Where the website uses a cookie banner, users should be able to accept, reject or manage non-essential cookies.
UA: Окрема Cookie Policy може містити детальний реєстр cookies із назвами, постачальниками, строками дії та призначенням. Якщо сайт використовує cookie-банер, користувачі повинні мати можливість прийняти, відхилити або налаштувати необов’язкові cookies.
9. Registration Forms and Participation / Реєстраційні форми та участь
EN: When you register for an activity, we may collect information necessary to administer the activity, communicate with you, manage participant numbers, ensure safety, support accessibility needs and keep appropriate project records.
UA: Коли ви реєструєтеся на активність, ми можемо збирати інформацію, необхідну для адміністрування активності, комунікації з вами, управління кількістю учасників, забезпечення безпеки, підтримки потреб доступності та ведення належних проєктних записів.
EN: Registration data may be used for attendance, certificates, participant support, programme evaluation and donor reporting. Aggregated statistics may be used in public reports without identifying individuals.
UA: Реєстраційні дані можуть використовуватися для відвідуваності, сертифікатів, підтримки учасників, оцінки програм і звітності донорам. Агрегована статистика може використовуватися у публічних звітах без ідентифікації осіб.
10. Children and Minors / Діти та неповнолітні
EN: Protecting children is a priority. We process children’s personal data only when necessary for educational, cultural, social or safeguarding purposes and only with appropriate parental or guardian involvement and consent where required.
UA: Захист дітей є пріоритетом. Ми обробляємо персональні дані дітей лише тоді, коли це необхідно для освітніх, культурних, соціальних або безпекових цілей, і лише з належною участю батьків або опікунів та згодою, коли це потрібно.
EN: Children’s photographs or videos are published only where appropriate consent and safeguarding assessment have been obtained. Parents or guardians may request access, correction, withdrawal of consent or deletion, subject to legal, safeguarding and reporting obligations.
UA: Фото або відео дітей публікуються лише за наявності належної згоди та оцінки з точки зору безпеки дитини. Батьки або опікуни можуть вимагати доступ, виправлення, відкликання згоди або видалення, з урахуванням юридичних, безпекових і звітних обов’язків.
11. Photographs, Videos, Audio and Testimonials / Фото, відео, аудіо та історії учасників
EN: We may take photographs, videos or audio recordings during activities to document our work, inform the community, promote educational and cultural participation, prepare reports to donors and partners, and preserve organisational history.
UA: Ми можемо здійснювати фото-, відео- або аудіозапис під час активностей для документування нашої роботи, інформування громади, популяризації освітньої та культурної участі, підготовки звітів для донорів і партнерів та збереження історії організації.
EN: We will not sell photographs or videos of participants. We will not intentionally publish images that expose a child or vulnerable person to foreseeable harm, stigma, exploitation or discrimination.
UA: Ми не продаємо фото чи відео учасників. Ми не публікуємо навмисно зображення, які можуть піддати дитину або вразливу особу передбачуваній шкоді, стигматизації, експлуатації або дискримінації.
12. Donations and Payments / Пожертви та платежі
EN: If you make a donation or support our activities, we may process data necessary to record the donation, issue acknowledgements, comply with accounting obligations, prevent fraud, and report on the use of funds in accordance with donor, legal and transparency requirements.
UA: Якщо ви здійснюєте пожертву або підтримуєте нашу діяльність, ми можемо обробляти дані, необхідні для обліку пожертви, подяки, виконання бухгалтерських обов’язків, запобігання шахрайству та звітування про використання коштів відповідно до вимог донорів, законодавства та прозорості.
EN: Payment processors and banks may process transaction data under their own legal obligations. We do not store full payment card details on our website unless a compliant payment provider specifically supports such processing.
UA: Платіжні оператори та банки можуть обробляти транзакційні дані відповідно до власних юридичних обов’язків. Ми не зберігаємо повні дані платіжних карток на нашому вебсайті, якщо такий процес не забезпечується належним платіжним провайдером.
13. Newsletters and Communications / Розсилки та комунікації
EN: Where we offer newsletters or updates, we send them only to individuals who have subscribed, requested information or where another lawful basis applies. Every marketing or newsletter email should include a practical way to unsubscribe or withdraw consent.
UA: Якщо ми пропонуємо розсилки або оновлення, ми надсилаємо їх лише особам, які підписалися, запросили інформацію або коли застосовується інша законна підстава. Кожен маркетинговий або інформаційний email має містити практичний спосіб відписатися або відкликати згоду.
EN: Operational messages related to registration, safety, schedule changes or participation are not marketing messages and may be sent where necessary to administer the activity.
UA: Операційні повідомлення, пов’язані з реєстрацією, безпекою, змінами розкладу або участю, не є маркетинговими повідомленнями та можуть надсилатися, коли це необхідно для адміністрування активності.
14. Volunteers, Trainers, Staff and Partners / Волонтери, тренери, персонал і партнери
EN: We process data relating to volunteers, trainers, staff and partners to manage cooperation, assign roles, coordinate activities, ensure safeguarding, maintain accountability and comply with legal, donor and organisational obligations.
UA: Ми обробляємо дані волонтерів, тренерів, персоналу та партнерів для управління співпрацею, розподілу ролей, координації активностей, забезпечення захисту дітей, підтримання підзвітності та виконання юридичних, донорських і організаційних обов’язків.
15. Data Sharing and Third-Party Processors / Передача даних та сторонні обробники
EN: We do not sell personal data. We share personal data only when necessary, lawful and proportionate. Recipients may include hosting providers, IT support, form providers, email providers, payment processors, professional advisers, auditors, competent authorities, project partners and donors where required for lawful reporting.
UA: Ми не продаємо персональні дані. Ми передаємо персональні дані лише тоді, коли це необхідно, законно та пропорційно. Одержувачами можуть бути хостинг-провайдери, ІТ-підтримка, постачальники форм, email-сервіси, платіжні оператори, професійні консультанти, аудитори, компетентні органи, проєктні партнери та донори, коли це потрібно для законної звітності.
16. International Transfers / Міжнародні передачі даних
EN: Our website hosting is located in the European Union. Some digital service providers, such as global cloud, email, analytics or social media providers, may process data outside the European Economic Area. Where such transfers occur, we rely on appropriate GDPR safeguards, such as adequacy decisions, Standard Contractual Clauses, contractual commitments, technical safeguards and minimisation.
UA: Хостинг нашого вебсайту розташований у Європейському Союзі. Деякі цифрові постачальники послуг, наприклад глобальні хмарні, email-, аналітичні або соціальні медіа-сервіси, можуть обробляти дані за межами Європейської економічної зони. Якщо такі передачі відбуваються, ми покладаємося на належні гарантії GDPR, зокрема рішення про адекватність, стандартні договірні положення, договірні зобов’язання, технічні гарантії та мінімізацію даних.
17. Hosting and Technical Infrastructure / Хостинг та технічна інфраструктура
EN: The website https://greece.eduhub.org.ua is hosted by 8host. Based on the hosting provider’s published information, the computing and storage resources for its services are located in a Tier III data centre in Amsterdam, Netherlands, within the European Union.
UA: Вебсайт https://greece.eduhub.org.ua розміщений на хостингу 8host. Відповідно до опублікованої інформації хостинг-провайдера, обчислювальні та сховищні ресурси його сервісів розташовані в дата-центрі рівня Tier III в Амстердамі, Нідерланди, в межах Європейського Союзу.
18. Security Measures / Заходи безпеки
EN: We use appropriate technical and organisational measures to protect personal data against unauthorised access, accidental loss, alteration, disclosure or destruction. Measures are proportionate to the nature, scope, context and risk of processing.
UA: Ми використовуємо належні технічні та організаційні заходи для захисту персональних даних від несанкціонованого доступу, випадкової втрати, зміни, розкриття або знищення. Заходи є пропорційними характеру, обсягу, контексту та ризику обробки.
19. Data Retention / Строки зберігання даних
EN: We retain personal data only for as long as necessary for the purposes for which they were collected, including legal, accounting, audit, safeguarding, donor reporting and legitimate organisational purposes. When data are no longer needed, they are securely deleted, anonymised or archived with restricted access.
UA: Ми зберігаємо персональні дані лише стільки, скільки необхідно для цілей, для яких вони були зібрані, включно з юридичними, бухгалтерськими, аудиторськими, безпековими, донорськими та законними організаційними цілями. Коли дані більше не потрібні, вони безпечно видаляються, анонімізуються або архівуються з обмеженим доступом.
20. Your Rights under GDPR / Ваші права за GDPR
EN: Subject to the conditions and limitations of GDPR, you have the right to access, rectify, erase, restrict processing, object, request data portability, withdraw consent and lodge a complaint with a competent supervisory authority.
UA: З урахуванням умов та обмежень GDPR ви маєте право на доступ, виправлення, видалення, обмеження обробки, заперечення, переносимість даних, відкликання згоди та подання скарги до компетентного наглядового органу.
EN: To exercise your rights, contact us through the contact details or contact form published on the website. We may need to verify your identity before responding. We aim to respond within one month, unless the request is complex or numerous, in which case the period may be extended as allowed by GDPR.
UA: Щоб реалізувати свої права, зверніться до нас через контактні дані або контактну форму, опубліковані на вебсайті. Перед відповіддю ми можемо перевірити вашу особу. Ми прагнемо відповісти протягом одного місяця, якщо запит не є складним або численним; у такому разі строк може бути продовжений, як дозволяє GDPR.
21. Complaints and Supervisory Authority / Скарги та наглядовий орган
EN: If you are concerned about how we process your personal data, please contact us first so that we can review and resolve the matter. You also have the right to lodge a complaint with the Hellenic Data Protection Authority (HDPA), which is the competent supervisory authority in Greece.
UA: Якщо вас турбує те, як ми обробляємо ваші персональні дані, будь ласка, спочатку зверніться до нас, щоб ми могли розглянути та вирішити питання. Ви також маєте право подати скаргу до Hellenic Data Protection Authority (HDPA), компетентного наглядового органу в Греції.
22. Personal Data Breaches / Порушення безпеки персональних даних
EN: A personal data breach means a security incident leading to accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure of, or access to, personal data. If we become aware of a breach, we will assess the risk, take containment measures and notify the competent supervisory authority and affected individuals where required by GDPR.
UA: Порушення безпеки персональних даних означає інцидент безпеки, що призводить до випадкового або незаконного знищення, втрати, зміни, несанкціонованого розкриття або доступу до персональних даних. Якщо нам стане відомо про порушення, ми оцінимо ризик, вживемо заходів для локалізації та повідомимо компетентний наглядовий орган і постраждалих осіб, якщо цього вимагає GDPR.
23. Automated Decision-Making and Profiling / Автоматизовані рішення та профілювання
EN: We do not use personal data for automated decisions that produce legal or similarly significant effects on individuals. We do not use children’s personal data for behavioural advertising or profiling.
UA: Ми не використовуємо персональні дані для автоматизованих рішень, які мають юридичні або подібні значні наслідки для осіб. Ми не використовуємо персональні дані дітей для поведінкової реклами або профілювання.
24. Links to Other Websites and Social Media / Посилання на інші вебсайти та соціальні мережі
EN: Our website may contain links to third-party websites, platforms or social media pages. We are not responsible for the privacy practices of those third parties. When you leave our website, you should review the privacy notice of the relevant third-party service.
UA: Наш вебсайт може містити посилання на сторонні вебсайти, платформи або сторінки соціальних мереж. Ми не відповідаємо за практики конфіденційності таких третіх сторін. Коли ви залишаєте наш вебсайт, слід ознайомитися з повідомленням про конфіденційність відповідного стороннього сервісу.
25. Changes to This Privacy Policy / Зміни до цієї Політики конфіденційності
EN: We may update this Privacy Policy from time to time to reflect legal, technical or organisational changes. The latest version will be published on the website and will indicate the date of the most recent review.
UA: Ми можемо час від часу оновлювати цю Політику конфіденційності, щоб відобразити юридичні, технічні або організаційні зміни. Остання версія буде опублікована на вебсайті та міститиме дату останнього перегляду.
26. Contact and Practical Privacy Notices / Контакти та практичні повідомлення
EN: For privacy-related requests, please use the official contact details or contact form published on https://greece.eduhub.org.ua. Please include sufficient information to identify your request, but do not send unnecessary sensitive information by email or contact form.
UA: Для запитів щодо конфіденційності використовуйте офіційні контактні дані або контактну форму, опубліковані на https://greece.eduhub.org.ua. Будь ласка, надайте достатньо інформації для ідентифікації вашого запиту, але не надсилайте зайву чутливу інформацію електронною поштою або через контактну форму.
Detailed Cookie Categories / Детальні категорії cookies
| Type / Тип | Purpose / Призначення | Basis / Підстава | Choice / Вибір |
|---|---|---|---|
| Essential cookies / Обов’язкові cookies | Required for website operation, security, language and consent choices / Необхідні для роботи сайту, безпеки, мови та вибору згоди | Legitimate interests / Законний інтерес | Cannot usually be disabled on the website / Зазвичай не можуть бути вимкнені на сайті |
| Functional cookies / Функціональні cookies | Remember user preferences where enabled / Запам’ятовують налаштування користувача, якщо увімкнені | Consent or legitimate interests / Згода або законний інтерес | May be disabled / Можуть бути вимкнені |
| Analytics cookies / Аналітичні cookies | Help understand aggregate usage and improve the website / Допомагають зрозуміти загальне використання та покращити сайт | Consent where required / Згода, коли потрібна | May be disabled / Можуть бути вимкнені |
| Third-party content / Сторонній контент | YouTube, social media embeds or maps may set cookies / YouTube, соціальні мережі або карти можуть встановлювати cookies | Consent where required / Згода, коли потрібна | Subject to third-party policies / Регулюється політиками третіх сторін |
Media Use Rules / Правила використання медіаматеріалів
| Situation / Ситуація | Rule / Правило |
|---|---|
| Close-up identifiable photo or interview / Портретне фото або інтерв’ю | Consent should be obtained before publication / Перед публікацією слід отримати згоду |
| Children / Діти | Parental/guardian consent and safeguarding review are required / Потрібна згода батьків/опікунів та оцінка безпеки |
| Large public event group photo / Групове фото великої публічної події | May be based on notice and legitimate interests where appropriate, with opt-out possibilities where feasible / Може ґрунтуватися на повідомленні та законному інтересі за належних умов, з можливістю відмови, де це реально |
| Sensitive situations / Чутливі ситуації | Avoid publication without explicit consent and risk assessment / Уникати публікації без явної згоди та оцінки ризиків |
| Withdrawal / Відкликання | Requests for removal will be reviewed and actioned where legally and practically possible / Запити на видалення розглядаються та виконуються, якщо це юридично і практично можливо |
Data Retention Schedule / Графік строків зберігання даних
| Data / Дані | Purpose / Ціль | Indicative retention / Орієнтовний строк |
|---|---|---|
| Website logs / Журнали сайту | Security and troubleshooting / Безпека та усунення несправностей | Usually up to 12 months unless needed for security investigation / Зазвичай до 12 місяців, якщо не потрібні для розслідування безпеки |
| Cookie preferences / Налаштування cookies | Remember user choices / Запам’ятовування вибору користувача | As set in the cookie tool or until reset / Як встановлено в інструменті cookies або до скидання |
| Registration forms / Реєстраційні форми | Activity administration and reporting / Адміністрування активностей та звітність | Up to 2 years after the activity, unless donor/legal obligations require longer / До 2 років після активності, якщо донорські/правові обов’язки не вимагають довше |
| Attendance records / Записи відвідування | Certificates, reporting, programme evaluation / Сертифікати, звітність, оцінка програми | Up to 5 years for project accountability / До 5 років для проєктної підзвітності |
| Child consent forms / Форми згоди дітей | Safeguarding and proof of consent / Захист дітей та підтвердження згоди | For the duration of the activity plus necessary safeguarding period / На період активності плюс необхідний безпековий строк |
| Photos/videos / Фото/відео | Documentation, communication, reporting / Документування, комунікація, звітність | Until consent is withdrawn where consent is the basis, or while legitimate publication purpose remains valid / До відкликання згоди, якщо згода є підставою, або доки зберігається законна мета публікації |
| Donation/accounting records / Дані пожертв і бухгалтерії | Accounting, audit and legal compliance / Бухгалтерія, аудит і юридична відповідність | As required by Greek accounting/tax law and donor rules, commonly up to 10 years / Як вимагає грецьке бухгалтерське/податкове право та правила донорів, зазвичай до 10 років |
| Complaints and incidents / Скарги та інциденти | Resolution, safeguarding, accountability / Вирішення, захист, підзвітність | As long as necessary for safety, legal and accountability purposes / Стільки, скільки необхідно для безпеки, юридичних і підзвітних цілей |
| Newsletter data / Дані розсилки | Sending updates / Надсилання оновлень | Until unsubscribe or withdrawal of consent / До відписки або відкликання згоди |
| Volunteer files / Файли волонтерів | Coordination, safeguarding and accountability / Координація, захист і підзвітність | During cooperation plus necessary audit/safeguarding period / Під час співпраці плюс необхідний аудиторський/безпековий строк |
Annex A. Short Website Privacy Notice / Додаток A. Коротке повідомлення про конфіденційність для сайту
EN: Ukrainian Educational Hub in Greece (UA EduHub Greece) processes personal data to operate this website, register participants, communicate about programmes, manage donations, document activities and comply with legal and donor obligations. We process data in accordance with GDPR. You may request access, correction, deletion, restriction, portability, objection or withdrawal of consent by contacting us through the official contact details on this website. Please read the full Privacy Policy for details.
UA: Ukrainian Educational Hub in Greece (UA EduHub Greece) обробляє персональні дані для роботи цього вебсайту, реєстрації учасників, комунікації щодо програм, управління пожертвами, документування діяльності та виконання юридичних і донорських обов’язків. Ми обробляємо дані відповідно до GDPR. Ви можете вимагати доступ, виправлення, видалення, обмеження, переносимість, заперечення або відкликання згоди, звернувшись через офіційні контактні дані на цьому сайті. Деталі наведено в повній Політиці конфіденційності.
Annex B. Consent Text for Registration Forms / Додаток B. Текст згоди для реєстраційних форм
EN: I have read the Privacy Policy of Ukrainian Educational Hub in Greece (UA EduHub Greece) and consent to the processing of my personal data for registration, participation, communication and programme administration purposes. I understand that I may withdraw my consent at any time where consent is the legal basis for processing.
UA: Я ознайомився/ознайомилася з Політикою конфіденційності Ukrainian Educational Hub in Greece (UA EduHub Greece) та надаю згоду на обробку моїх персональних даних для цілей реєстрації, участі, комунікації та адміністрування програми. Я розумію, що можу відкликати згоду будь-коли, якщо згода є правовою підставою обробки.
Annex C. Photo and Video Notice / Додаток C. Повідомлення про фото- та відеозйомку
EN: Photography and video recording may take place during this activity for documentation, communication and reporting purposes. If you do not wish to appear in identifiable photos or videos, please inform the organisers before or during the event. For children, separate parental/guardian consent is required where applicable.
UA: Під час цієї активності може здійснюватися фото- та відеозйомка для документування, комунікації та звітності. Якщо ви не бажаєте з’являтися на фото або відео, де вас можна ідентифікувати, будь ласка, повідомте організаторів до або під час заходу. Для дітей за потреби вимагається окрема згода батьків/опікунів.
Annex D. Cookie Banner Text / Додаток D. Текст cookie-банера
EN: We use essential cookies to make our website work and, with your consent, analytics cookies to understand how the website is used. You can accept all cookies, reject non-essential cookies or manage your preferences. Read our Privacy Policy and Cookie Policy for more information.
UA: Ми використовуємо обов’язкові cookies для роботи сайту та, за вашою згодою, аналітичні cookies для розуміння використання сайту. Ви можете прийняти всі cookies, відхилити необов’язкові cookies або налаштувати свої параметри. Детальніше читайте в нашій Політиці конфіденційності та Cookie Policy.
Annex E. Data Subject Request Form / Додаток E. Форма запиту суб’єкта даних
| Field / Поле | To be completed / Заповнюється |
|---|---|
| Full name / Повне ім’я | |
| Email or contact details / Email або контакти | |
| Relationship to UA EduHub Greece / Зв’язок з UA EduHub Greece | |
| Type of request / Тип запиту | Access / Rectification / Erasure / Restriction / Portability / Objection / Withdrawal of consent |
| Description of request / Опис запиту | |
| Date / Дата | |
| Signature if submitted on paper / Підпис, якщо подається на папері |
Annex F. Legal and Organisational References / Додаток F. Правові та організаційні посилання
EN:
• Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation).
• Greek Law 4624/2019 implementing and supplementing GDPR in Greece.
• Greek Law 3471/2006 regarding electronic communications and related privacy rules.
• Internal GDPR/data protection policy, child safeguarding policy, transparency policy, complaints policy and volunteer/staff code of conduct of UA EduHub Greece.
UA:
• Регламент (ЄС) 2016/679 (Загальний регламент про захист даних).
• Закон Греції 4624/2019, що імплементує та доповнює GDPR у Греції.
• Закон Греції 3471/2006 щодо електронних комунікацій та пов’язаних правил приватності.
• Внутрішня GDPR/політика захисту даних, політика захисту дітей, політика прозорості, політика розгляду скарг і кодекс поведінки персоналу та волонтерів UA EduHub Greece.
Document Control / Контроль документа
| Version / Версія | Date / Дата | Description / Опис | Owner / Власник |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 01/07/2026 | Publication-ready bilingual Privacy Policy for website use / Готова до публікації двомовна Політика конфіденційності для сайту | UA EduHub Greece |
| EN: This document should be reviewed if the website adds new analytics, payment providers, CRM systems, online learning platforms, marketing pixels or other new processing activities. UA: Цей документ слід переглянути, якщо вебсайт додає нову аналітику, платіжних провайдерів, CRM-системи, онлайн-навчальні платформи, маркетингові пікселі або інші нові операції обробки. |
|---|
Український освітньо-культурний простір у Греції. Освіта, підтримка, спільнота та можливості для українців у Європі.
Документи
Організація
Заходи і події
Контакти
- Artemonos 72, Athina 11631
- +30 693 125 9606
- uaeduhubgr@gmail.com
© 2026 UA EduHub Greece. All rights reserved.